Was das Homeoffice-Gesetz für den Arbeitgeber und Arbeitnehmer bedeutet

Das mit 1. April in Kraft getretene Homeoffice-Gesetz sieht die Möglichkeit von zusätzlichen Werbungskosten in Höhe bis zu € 300 pro Jahr vor sowie einen ebenso hohen steuerfreien Zuschuss von Mehrkosten durch den Arbeitgeber. Arbeitgeber müssen die Anzahl der Homeoffice-Tage im Lohnkonto anführen. Was darüber hinaus zu beachten ist, finden Sie im nachfolgenden Artikel. 

Stand: 29. März

Zur Eindämmung der Verbreitung des Corona-Virus wurden von der Bundesregierung weitreichende Maßnahmen verhängt und damit, soweit möglich, auch auf das Arbeiten im Homeoffice umgestellt. Üblicherweise wird die Tätigkeit physisch außerhalb des Betriebes idR vom privaten Wohnsitz aus (=Homeoffice) unter Einsatz von IT (Notebook, VPN) erbracht. Arbeiten im Homeoffice bedeutet Nutzung des privaten Arbeitszimmers und privater Wirtschaftsgüter. Im Februar 2021 wurden die Eckpunkte des Home-Office-Gesetztes in einer Pressekonferenz vorgestellt.

Die Punkte im Überblick

Arbeitsrecht

Eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer betreffend Homeoffice ist freiwillig und kann nicht einseitig angeordnet oder eingefordert werden. Sie muss jedenfalls schriftlich vereinbart werden. Ein Widerruf ist von beiden Seiten unter Einhaltung einer einmonatigen Frist aus wichtigem Grund möglich. Die arbeitsrechtlichen Regelungen wie Arbeitszeitaufzeichnungen und Arbeitsruhe sollen wie bisher auch im Home-Office angewendet werden.

Unfallversicherung

Mit der Sicherheit am Home-Arbeitsplatz eng verbunden ist der Unfallversicherungsschutz des Arbeitnehmers im Homeoffice und Wegunfälle. Der Unfallversicherungsschutz wurde bereits im 3.COVID-19-Gesetz geregelt, wonach auch jene Unfälle als Arbeitsunfall qualifiziert werden, die sich im zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit im Home-Office ereignen. Das soll nun ohne zeitliche Befristung gelten.

Steuerrecht

Die Bereitstellung von erforderlichen digitalen Arbeitsmitteln seitens des Arbeitgebers stellt keinen Sachbezug dar. Leistet der Arbeitgeber zur Abgeltung von Mehrkosten des Arbeitnehmers im Homeoffice einen Zuschuss sollen für 100 Tage à € 3 (Taggeldregelung) steuerfrei möglich sein (bis € 300 pro Jahr steuerfrei).

Zusätzlich hat jeder Arbeitnehmer die Möglichkeit, bei der Veranlagung zusätzlich Werbungskosten bis zu € 300 für belegmäßig nachgewiesene ergonomische Einrichtungen für den Homeoffice-Arbeitsplatz abzusetzen. Diese Regelung soll bereits für die Arbeitnehmerveranlagung 2020 gelten, in diesem Fall soll die € 300-Grenze allerdings für 2020 und 2021 zusammen gelten.

Die Regelung im Detail

Der steuerliche Teil des Gesetzespakets tritt rückwirkend mit 01.01.2021 in Kraft und sieht insbesondere eine Pflicht der Unternehmen vor, bezüglich aller Arbeitnehmer, die – sei es regelmäßig oder auch nur tageweise – von zu Hause arbeiten („Homeoffice“), die Anzahl der Homeoffice-Tage am Lohnkonto und am steuerlichen Jahreslohnzettel (L16) zu erfassen.

Dabei sind nur jene Tage als „Homeoffice-Tage“ zu zählen, an denen ausschließlich zu Hause gearbeitet wird (nicht also „Mischtage“, an denen teils Homeoffice und teils Arbeitsleistungen im Betrieb, Außendienst oder Dienstreisen erfolgen).

Um eine korrekte Erfüllung der Pflicht zur Angabe der Anzahl der Homeoffice-Tage in den steuerlichen Unterlagen (Lohnkonto, L16) gewährleisten zu können, sind folgende Angaben notwendig:

• die tatsächlichen Homeoffice-Tage in Ihren betrieblichen Aufzeichnungen datumsmäßig zu erfassen (z.B. durch Ergänzung der Arbeitszeitaufzeichnungen), um für spätere Kontrollen im Zuge von Lohnabgabenprüfungen gerüstet zu sein; diese Homeoffice-Aufzeichnung führen Sie bitte idealerweise ab 1. April 2021, spätestens aber ab 1. Juli 2021.
• uns für die Monate Jänner, Februar und März 2021 die Anzahl an Homeoffice-Tagen pro Arbeitnehmer/in mitzuteilen(falls die Homeoffice-Tage nicht aufgezeichnet wurden, bitte die Anzahl schätzen),
• uns ab April 2021 für jeden Kalendermonat die Anzahl an Homeoffice-Tagen pro Arbeitnehmer/in laut Ihren Aufzeichnungen mitzuteilen (falls die Homeoffice-Tage für April, Mai, Juni 2021 noch nicht aufgezeichnet werden, bitte die Anzahl schätzen).

Beachten Sie bitte, dass die Pflicht zur Erfassung der Homeoffice-Tage unabhängig davon besteht, ob Sie von der Möglichkeit der Auszahlung einer abgabenfreien Homeoffice-Pauschale (bis zu € 3,00 pro Homeoffice-Tag für maximal 100 Tage pro Kalenderjahr) Gebrauch machen oder nicht. Die Pflicht zur Angabe der Homeoffice-Tageszahl hat nämlich vor allem den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung von Arbeitnehmer/innen zur Geltendmachung von allfälligen Homeoffice-Kosten in der Arbeitnehmerveranlagung (z.B. für ergonomisch geeignetes Mobiliar) überprüfen kann.

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